E-Rechnung: Was ab 2027 für Ihren Betrieb gilt

Die E-Rechnung kommt Schritt für Schritt. Empfangen müssen sie alle Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025. Beim Versenden endet die erste Übergangszeit am 31. Dezember 2026. Hier finden Sie die wichtigsten Termine und was sie für Ihren Betrieb bedeuten.

Was ist eine E-Rechnung?

Nach § 14 Umsatzsteuergesetz ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht. Bekannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Eine normale PDF-Datei oder eine Papierrechnung gilt als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.

Die Termine im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Für eine E-Rechnung zwischen Unternehmen ist keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig. Ihr Betrieb muss E-Rechnungen deshalb annehmen und verarbeiten können.
• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen dürfen weiter verschickt werden. Andere elektronische Rechnungen, zum Beispiel PDF, nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen verschicken. Kleinere Betriebe dürfen noch bis Ende 2027 Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate nutzen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen bei Geschäften mit anderen Unternehmen im Inland E-Rechnungen ausstellen.

Was gilt für Metzgereien, Bäckereien und Hofläden?

Die Pflicht betrifft Rechnungen an andere Unternehmen. Der normale Verkauf an Privatkunden an der Theke ist nicht betroffen. Wer aber Gastronomie, Kantinen, Caterer oder Wiederverkäufer beliefert, muss diese Rechnungen spätestens 2028 als E-Rechnung schreiben, größere Betriebe schon ab 2027.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Diese Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Was Sie jetzt tun sollten

• Prüfen Sie, ob Sie E-Rechnungen schon sauber empfangen, lesen und archivieren können.
• Klären Sie Ihren Umsatz: Liegen Sie 2026 über 800.000 Euro, gilt die Versandpflicht für Sie ab 2027.
• Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob Ihr Warenwirtschafts- oder Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
• Stimmen Sie die Umstellung mit Ihrem Steuerbüro ab.

Ihr Ansprechpartner in der Region

Bei Fragen zu Bizerba-Waagen, Kassen und Software helfen wir Ihnen gern weiter.

Steffen Füss
Telefon: 07340 32 39 599
Mobil: 0170 1876334
E-Mail: service@alb-waagentechnik.de

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Einzelfragen bitte mit Ihrem Steuerbüro.

Rechtsgrundlagen: § 14 Umsatzsteuergesetz; § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz; § 33 UStDV; § 34a UStDV.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz (KI) erstellt.